金陵科技学院档案管理办法
供稿者:  档案馆       (2015-03-24)        阅读:


金陵科技学院档案管理办法  

第一章     

第一条 为进一步加强和规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《江苏省高等学校档案管理办法》等有关法律法规,结合我校实际,特修订本办法。  

第二条 本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的,对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。  

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作。学校应当加强管理,使其同学校整体事业同步发展,逐步做到“三纳入”“四同步”,即:将档案工作纳入学校工作规划和计划,纳入管理制度,纳入各级领导和有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。  

第二章  领导体制和管理职责  

第四条 学校档案工作由校长领导,其主要职责:  

()贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度。  

()将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。  

()落实档案馆人员编制、档案库房、发展档案事业所需经费以及设备。  

()研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。  

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。  

第五条  学校成立档案工作领导小组,作为学校档案工作的组织、协调、监督机构。  

第六条  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,集中统一管理学校档案,是学校档案工作的职能部门。档案馆的管理职责:  

()宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,拟订学校档案规划工作。  

  ()拟订学校档案工作规章制度和业务规范,并负责贯彻落实;对各单位、部门档案工作进行指导和检查。  

  ()接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的综合档案;  

  ()编制检索工具,开发档案信息资源。    

  ()组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。  

()开展档案的开放和利用工作。  

()建立健全学校档案工作网络,开展档案工作人员的业务培训。  

()利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。    

()开展档案学术研究和交流活动。  

第七条 学校档案专职工作人员由学校根据档案数量和工作任务定岗定员。  

第八条  档案工作人员应当政治上可靠,遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。  

第九条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。  

第十条  学校应采取有效的防护措施防止档案工作人员职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。  

第十一条  学校正式设置的机构为立卷归档部门,各单位、部门必须明确一名负责人分管本部门档案工作,并配备相应的兼职档案工作人员;各单位、部门配备的兼职档案工作人员,应至少在一个聘任周期内相对稳定。  

第十二条 各单位、部门档案工作负责人的职责:  

()将档案工作纳入本部门的各项工作和有关人员的职责范围和考核范围。
    ()按归档工作要求,督促兼职档案员及时整理文件材料,切实帮助兼职档案员解决工作中的问题,保证文件材料的及时归档。  

()审核本部门归档的材料,参加有关档案的鉴定工作。  

第十三条  各单位、部门兼职档案员岗位职责:  

()宣传、贯彻、执行学校有关档案工作的规章制度,积极参加档案业务培训,主动接受档案馆的业务指导和监督检查,掌握档案管理工作的基本技能。  

()负责本部门业务工作产生的文件材料的收集、登记、保管工作。按学校规定时间,将本部门有归档价值的材料进行整理立卷,并经部门档案负责人审核后移交档案馆。  

移交的案卷应做到组卷合理,材料齐全、完整、系统、准确、规范,页码清晰,卷内目录、备考表、归档情况表填写清楚,案卷标题简明扼要。  

()对自存或暂不移交的档案材料,加强管理,建立二级档案目录,并做好利用工作。  

第三章  文件材料的形成和归档  

第十四条  学校实行文件材料形成部门和项目组立卷制度。文件形成部门和项目组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同保管期限,本着便于保管和利用的原则,对归档文件进行系统整理、组卷、编制页号,填写卷内目录,交部门档案工作负责人审核后移交档案馆。档案馆负责指导立卷工作,对归档材料进行质量检查。  

第十五条  档案馆应根据国家有关规定和学校的实际工作制订文件材料归档范围及保管期限表,各单位、部门应认真贯彻执行。归档范围如下:  

    ()党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。  

  ()行政类:主要包括学校行政工作的各种文件、会议记录及纪要;各行政部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于行政管理的文件材料等。  

()学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩材料、党团组织档案、毕业生登记表等。  

学生类档案中,随学生毕业、转学等而流动的学生个人档案作为学校专门档案,由学生工作处和招生与就业指导处负责管理;与学生教育、教学活动相关的学籍材料、奖惩材料,纳入教学类档案,由档案馆负责管理。  

  ()教学类:主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。  

  ()科研类:主要包括科研管理和科研实践等活动中形成的文件材料。  

  ()基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料等。  

  ()仪器设备类:主要包括仪器设备工作管理和各种仪器设备购置、验收、使用、维修及改造工作中形成的文件材料等。  

  ()产品生产类:主要包括学校在产品生产、科技开发等工作中形成的文件材料等。  

  ()出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物等。  

()外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外(境外)合作办学、及管理外国或者港澳台地区专家、教师,国际学生、港澳台学生等的材料。  

(十一)财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料等。  

第十六条 归档的档案材料包括纸质、电子、照()片、录像(录音)带、实物等各种载体形式,纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。  

第十七条 立卷归档分工  

部门(项目组)立卷归档制度是学校档案工作的基本制度,各单位、部门必须分工明确,协同配合;全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档,其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档;立卷归档涉及多个单位、部门的大类,由一个主要职能部门负责立卷归档;由若干个单位、部门联合开展的工作,应由牵头部门负责档案材料的立卷归档。  

学校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目,职能部门应向档案馆归档整套档案;本校协助完成的项目,职能部门应归档本校参与部分的档案。  

第十八条 归档文件的质量要求  

归档的文件材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准。电子文件的归档要求按国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)执行。  

第十九条 归档时间和手续

按自然年度归档的部门应在次年4月底前归档,按教学年度归档的部门应在当年12月底前归档。其中:  

科研项目、产品生产项目在项目完成后两个月内归档;基建项目在竣工验收后三个月内归档;会计业务档案在会计年度结束后归档,由财务处保管3年后向档案馆移交;仪器设备类档案在仪器设备开箱验收后及时归档。  

档案的移交、接收必须履行相应的手续。  

第二十条 各单位、部门的档案材料必须按照规定向档案馆移交,进行集中统一管理。任何单位、部门和个人不得以任何借口据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。  

第四章  档案的保管  

第二十一条 档案馆应当对档案进行统一的整理、分类,编制目录。案卷入库时应检查帐、物是否相符,以全宗为单位,按不同门类、载体,依档号顺序排列。  

第二十二条 档案库房应符合国家档案局、建设部的有关规范要求。库房应配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。  

第二十三条 档案馆应建立库房管理和检查制度,对所存档案和资料的保管情况定期巡查、检查,及时消除安全隐患。  

第二十四条  对已归档的文件材料,未经许可和办理相应的手续,不得擅自涂改、撤换。  

第二十五条 对保管期限已满的档案,档案馆会同有关部门组成鉴定小组进行鉴定,对保管期限已满、失去保存价值的档案,提出处理意见,并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。  

第二十六条 档案馆还应建立统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁等各种数据。认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。  

第五章  档案的利用与公布  

第二十七条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何部门或者个人无权公布学校档案。馆藏档案属于下列情况之一者不予开放:  

()涉及党和国家秘密的。  

()涉及专利和技术秘密的。  

()涉及个人隐私的。  

()档案归档部门规定限制利用的。  

第二十八条 档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件,凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。  

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题,应当经归档部门(人)同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案如涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。  

第三十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。  

第六章  条件与保障  

第三十一条  学校按照《高等学校档案管理办法》的规定,在人员、馆舍、经费等方面,提供符合要求的保障条件。  

第七章  考核、奖励与处罚  

第三十二条  学校及各单位、部门应建立档案工作检查、考核制度,并认真执行。为加强学校档案业务工作,促进各部门档案工作规范化管理,学校对档案工作完成优秀的部门和个人给予表彰;对于将重要或者珍贵档案捐赠给档案馆的单位或个人,由档案馆报请学校予以表彰或奖励。   

第三十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处罚。   

第八章     

第三十四条  本办法自公布之日起执行,原《金陵科技学院档案管理办法》(金院字[2015]36号)同时废止。  

     

第三十五条 本办法由学校档案馆负责解释。  

     

上一条:金陵科技学院电子文件归档与电子档案管理规定

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