各院（部）、部门：

根据学校档案工作安排，2017年度档案归档工作即将开始，现将有关事项通知如下：
一、归档时间：

2017年度档案归档工作分两个阶段进行。

第一阶段：教学类档案的归档。即日起，进行2016-2017学年度的教学文件材料的收集、整理、立卷，并于2017年12月31日前完成案卷移交；

第二阶段：非教学类档案的归档。从2018年1月1日起，进行2017年度党群行政类及按自然年度归档的其他类档案材料的收集、整理、立卷，并于2018年3月1日-4月30日之间完成案卷移交。
二、归档程序：

1、各部门预立卷。

各部门兼职档案员根据《金陵科技学院档案管理办法》、《部门归档范围及保管期限表(2016版)》收集、整理好本院（部）、部门工作中形成的各种文件材料，通过档案管理系统预立卷（预立卷时，需将案卷目录和卷内目录输入档案管理系统，并打印一份目录和预立卷材料同时送审），另填写《部门归档情况表》。

2、各部门档案工作负责人审核。

各部门兼职档案员整理好预立卷材料，填写《部门归档情况表》，送部门档案工作负责人审核，并签字、盖章。

3、送校档案馆初审。

各部门的预立卷材料及《部门归档情况表》经部门档案负责人审核后，即可送交档案馆初审。

4、正式立卷归档，办理移交手续。

审核未通过的预立卷材料，部门兼职档案员取回整改；审核通过的预立卷材料，即可正式立卷归档，并办理移交手续，此时，部门归档工作完成。

三、归档要求：

1、各院（部）、部门分管档案工作的负责人应重视档案工作，将归档工作列入工作计划，动员本部门工作人员积极配合兼职档案员做好文件材料收集工作，保证兼职档案员有充足时间整理需归档的文件材料。为确保归档材料的真实、齐全、完整，请档案工作负责人认真做好审核工作。院（部）、部门归档工作纳入学校院（部）、部门年度工作目标考核内容。

2、部门兼职档案员应对照《部门归档范围及保管期限表》，认真做好需归档材料的收集、整理、移交工作。2016版《部门归档范围及保管期限表》请从档案馆网页上下载。各部门须使用档案管理系统进行归档。为了使兼职档案员更好地熟悉和使用网络版档案管理系统，档案馆制作了《使用说明》PPT，请在档案馆网页自行下载学习。

3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理工作的全过程，保证完整、准确、系统；归档文件材料必须是原件。

4、在工作中使用计算机形成的、具有保存价值的数字记录形式的电子文件均属于归档范围。同时具有纸质文件和电子文件的部门，在归档纸质文件的同时归档电子文件，归档的电子文件请上传至档案管理系统或使用光盘。

5、在工作中使用照相机、摄像机、录音机等采集的、具有保存价值的声像材料均属于归档范围。声像档案的归档按有关要求进行。

6、鉴于今年学校机构发生一些变动，撤销、成立了若干新机构，新一轮处级岗位聘任工作也正在进行中，档案归档工作分工如下：

撤销建制的机构做好文件资料的清理工作，将归档范围内的文件资料整理归档，工作尚未结束的资料移交有关院（部）、部门，以保证工作的延续性。归档工作仍由撤销前的部门档案工作负责人审核、签字。

新成立的机构要重视档案工作，待岗位聘任工作结束后及时确定部门档案工作负责人和兼职档案员，做好文件资料的交接和积累。

四、档案馆工作人员应严格按照各门类档案工作规范要求，做好院（部）、部门文件材料的收集、整理、鉴定、分类、划分保管期限、编目等业务指导、督促和检查工作，认真履行交接手续，确保入馆档案齐全、规范。

五、各院（部）、部门在工作中形成的文件材料除归入校档案馆之外，尚有一部分在一定期限内仍有利用价值的材料，由各院（部）、部门进行二级归档、保管和利用。

在归档工作中，如有疑问，请及时联系档案馆。

党群、行政、基建、设备、出版、外事、财会、产品类档案归档联系人：程娟，联系电话：5619；

教学、科研类档案归档联系人：解鸣，联系电话：6779。

                                                                                                          档案馆

2017年11月21日