各单位、部门：

根据学校档案工作安排，2018年度档案归档工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、归档时间

即日起，请各单位、部门将拟归档材料进行收集、整理、立卷，并于2019年3月18日-5月31日之间完成案卷移交。

二、归档流程

1、各单位、部门预立卷

各单位、部门兼职档案员根据《金陵科技学院档案管理办法》、《金陵科技学院二级单位、部门档案归档范围及保管期限表》收集、整理好本单位、部门工作中形成的各种文件材料，通过新版档案管理系统预立卷（预立卷时，需将案卷目录和卷内目录输入档案管理系统），预立卷目录经部门档案工作负责人审核后，在档案系统中提交。

2、档案馆初审

各单位、部门预立卷材料（附纸质目录）及《金陵科技学院部门归档情况表》经部门档案工作负责人审核、签字盖章后送交档案馆初审，初审时间安排详见附件。

3、正式立卷归档，办理移交手续

审核未通过的预立卷材料，部门兼职档案员取回整改；审核通过的预立卷材料，即可正式立卷归档，办理移交手续。

三、归档要求

1、各单位、部门领导应重视档案工作，将归档工作列入工作计划，保证兼职档案员有充足时间收集、整理需归档的文件材料，动员本单位、部门工作人员积极配合兼职档案员做好文件材料的收集，主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交给兼职档案员归档。为确保归档材料的真实、齐全、完整，请档案工作负责人认真做好审核工作。

2、各单位、部门兼职档案员应对照《金陵科技学院二级单位、部门档案归档范围及保管期限表》，认真做好需归档材料的收集、整理、移交工作。《金陵科技学院二级单位、部门档案归档范围及保管期限表》请从档案馆网站上下载。各部门须使用新版档案管理系统进行归档，系统使用培训将另行通知。为帮助兼职档案员更好地熟悉和使用新版档案管理系统，档案馆制作了《档案管理系统使用说明》PPT，请至档案馆网站自行下载学习。

3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理工作的全过程，保证完整、准确、系统；归档文件材料必须是原件。

4、在工作中通过计算机等电子设备形成的、具有保存价值的数字记录形式的电子文件均属于归档范围。同时具有纸质文件和电子文件的部门，在归档纸质文件的同时归档电子文件，归档的电子文件请上传至档案管理系统或使用光盘，详见《金陵科技学院电子文件归档和电子档案管理规定》。

5、在工作中使用照相机、摄像机、录音机等采集的、具有保存价值的声像材料均属于归档范围。声像档案的归档按《金陵科技学院声像档案管理规定》进行。

6、各单位、部门应强化实物档案的归档意识。各单位、部门获得的市级及以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料及与外单位交往中的具有保存价值的实物应同时归档。

四、档案馆工作人员应严格按照各门类档案工作规范要求，做好各单位、部门文件材料的收集、整理、鉴定、分类、划分保管期限、编目等业务指导、督促和检查工作，认真履行交接手续，确保入馆档案齐全、规范。

五、各单位、部门在工作中形成的文件材料除归入校档案馆之外，尚有一部分在一定期限内仍有利用价值的材料，由各单位、部门进行二级归档、保管和利用。

在归档工作中，如有疑问，请及时联系档案馆。

党群、行政、基建、设备、出版、外事、财会、产品类档案归档联系人：程娟，联系电话：5619；

教学、科研类档案归档联系人：解鸣，联系电话：6779。

                         档案馆

                2019年3月11日