金陵科技学院电子文件归档与电子档案管理规定
供稿者:  档案馆    (2018-10-09)        阅读:


金陵科技学院电子文件归档与电子档案管理规定

为加强学校档案工作的信息化建设,规范电子文件的归档与管理工作,有效维护电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)、《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(国标GB/T18894-2016)等法律法规,结合我校实际,特制定本规定。

一、范围内容

本规定所称电子文件是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

二、管理机构和职责

(一)档案馆是学校电子档案的接收和保管单位,对学校电子档案的形成、积累、鉴定、归档、保管和利用实行全过程管理。其主要职责是负责制定电子文件归档与电子档案管理制度;提出业务系统电子文件归档功能要求,负责电子档案管理系统的建设与应用培训;负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件;负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。

(二)电子档案的归档单位是学校正式设置的机构,应指定专人负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档工作,将电子文件的归档纳入有关人员的岗位责任。

(三)学校信息化建设与管理部门负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能,参与电子档案管理系统建设,为电子档案管理提供信息化支持。

(四)学校保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

三、电子文件的收集和归档

(一)电子文件归档范围参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档,以保证归档电子文件的完整性。

1.电子文件保管期限参照国家关于纸质档案保管期限的有关规定执行,电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

2.电子文件形成部门和单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者互联。

3.电子文件涉密及密级划分按照国家、省有关涉密纸质文件管理和密级划分的有关规定执行。

电子文件的移交部门一般应在每年4月底前,将上年度办理完毕的属于归档范围的电子文件向学校档案馆移交归档,数据库文件可定期向档案馆移交归档。各单位电子文件操作员对移交的电子文件要进行文件的真实性、完整性、有效性检验,发现问题及时采取补救措施。

(二)电子文件收集要求

1.主要收集正式版本的电子文件,各环节手续须齐全。

2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以版式文件、RTFWPSDOCXJPGTIFPNG为通用格式。

3.图像文件是指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件,以JPGTIF为通用格式。

4.图形文件是指对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的静态图形文件,收集时应注意不能依赖相关软件及各种数据信息,并注明其软硬件环境和相关数据。

5.影像文件或多媒体文件,需同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体影像文件以MPEGAVI为通用格式。

6.声音文件在归档时需注意收集其属性标识和相关软件,以WAVMP3为通用格式。

7.数据库文件以DBFXLS为通用格式。

8.各单位对收集的电子文件应定期制作备份,并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存,盘片上用汉字标明文件名称及拷贝时间,放入专用装具内妥善保管。已经归档移交至档案馆的电子文件,仍要在本单位、部门保留一年后方可删除或销毁。

四、电子档案的保管

(一)档案馆应将归档的电子文件制作成三套,一套封存保管,一套查阅利用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。

(二)有效性保证

1.计算机技术和设备不断发展更新,当设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子文件要在完整、准确性有保障的前提下,同步转换更新复制。复制或补救新版后,原载体仍需保存三年。保留期满后,可擦写载体擦除后可以重复使用,不可清除内容的载体按保密要求处置。

2.磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不得低于10%,如发现问题应当及时采取恢复措施。

(三)归档电子文件的保管除应当符合纸质档案的要求外,还应当符合下列条件:

1.归档载体应当作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

2.单片载体应当装盒,竖立存放,避免挤压。

3.存放时应当远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

4.环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%45%。归档电子文件在形成部门的保管,也应当参照上述条件进行。

五、电子档案的利用

(一)电子档案的利用

归档的电子文件应编制简要检索工具提供利用时要注意以下事项

1.封存的电子文件不得利用和外借,未经审批同意,任何部门或者个人不允许擅自复制电子文件。

2.利用时要使用电子文件的复制件。

3.电子文件查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用,确有必要以联网方式利用时,应严格遵守国家和学校的有关保密规定,并采取稳妥的安全保密措施。

4.利用电子文件不得超出权限规定范围。

(二)电子文件的鉴定销毁
  归档电子文件的鉴定销毁,参照金陵科技学院档案鉴定销毁制度执行。属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

(三)电子档案的统计

档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

六、附则

(一)本规定未尽事宜,参照上级有关电子文件的标准和规定执行。

(二)本规定自公布之日起施行,由学校档案馆负责解释。

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