金陵科技学院声像档案管理规定

为加强学校声像档案工作的规范化建设，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我校实际，特制定本规定。

一、声像档案是指在学校各种重要工作活动中产生的、具有保存价值的、以磁性材料和感光材料为载体，以声音和影像为主要表现形式，辅以文字说明的新型材料，如相片、录音、录像制品、影视片、光盘等。

二、学校形成声像类档案的单位、部门均为立卷部门，各单位、部门兼职档案员将收集的声像档案材料按立卷归档程序进行系统整理后向档案馆移交。

三、声像档案的归档范围：

（一）上级领导、社会著名人物来校视察、指导工作或参加重要活动的声像材料。

（二）学校重要会议的声像材料。

（三）学校领导和知名人士参加各种重要活动的声像材料。

（四）重要外事活动的声像材料。

（五）重大工程开工前的原貌、从开工至竣工全过程中的声像材料。

（六）教学、科研、生产经营等活动中有价值的声像材料。

（七）反映学校历史的声像材料。

（八）宣传报道学校的声像材料。

（九）市级以上奖状、奖旗、奖杯、证书的声像材料。

（十）全校各类毕业生集体照片。

（十一）学生各种重要活动的声像材料。

（十二）其它具有保存价值的声像材料。

四、归档的声像档案，总体上应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的载体材料。归档的照片、影像、声音应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到表述准确、简练。具体要求如下：

（一）照片档案

1.归档照片要能反映事件、活动的内容和主要过程，画面布局合理、图像清晰；有会标的活动，照片上要有会标；标题应规范简洁地反映照片的内容。一般事件和活动提供1-3张照片，重大事件和活动提供3-10张照片。

2.使用数码相机拍摄的照片，按照事件（活动）发生时间顺序筛选整理，每一个事件（活动）内再按照时间顺序排列，并编写事件（活动）过程的文字说明，文字说明的内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素（事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人），刻盘归档，同时将其中重要的照片洗印出一并归档。使用传统的机械相机拍摄的照片，照片的底片须同时归档。

3.归档照片规格

归档照片规格为6寸，集体合影照片（毕业生合影照片除外）规格不受限制。

毕业生合影照片规格：班级合影照片规格为17厘米×27厘米，专业合影或学院全体毕业生合影照片规格可自行掌握。照片上部应写明规范的班级（专业）名称。照片下部应附有人物姓名， 人物注明要求从前排左起、前二排左起、前三排左起……后排左起。在提供实体照片的同时须附照片的电子文档。

（二）光盘档案

每一张光盘内应建立不同的文件夹，以记载不同的事件（活动），文件夹名称应规范简洁地反映文件内容。

每个文件夹内首先应有总体文字说明，反映事件（活动）的过程，然后文件夹内的文件或照片按时间或作者顺序排列。

（三）录像、录音档案

使用数码摄像机拍摄的影像及用录音机采集的录音应刻录成光盘归档。

五、档案馆对声像档案应进行科学分类和编目，编制必要的检索工具，以便保管和利用。

六、声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致，需长期保管的声像材料，应定期转录复制和数字化处理。

七、存放声像档案的库房，应根据其载体材料特性的要求，配置恒温、恒湿及防粘、防磁等设施。应做到：防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防高温、防强光等。

八、声像档案原件珍贵，且易损坏，为有效保护原件，延长其使用寿命，一般查阅不提供原件。如有需要，由档案馆按有关规定提供复制件。

九、本规定自公布之日起施行，由学校档案馆负责解释。