金陵科技学院档案查阅借阅及利用规定
供稿者:  档案馆    (2018-10-09)        阅读:


金陵科技学院档案查阅借阅及利用规定

为使档案查阅借阅工作规范化和制度化,加强档案信息资源开发利用,以及确保档案的完整、安全,根据学校实际,特制定本规定。

一、档案馆是学校保存、利用档案的部门。可提供档案查询、借阅、复制、出具档案证明等服务。

二、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围,并履行相关登记手续后,均可利用属于开放范围的档案。凡向学校档案馆移交、捐赠档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

三、查阅借阅档案须认真填写《金陵科技学院档案利用申请表》(见附件12),办理查借阅手续,方可利用。

四、校内人员利用档案

(一)各单位、部门利用本部门归档的档案,须经本单位、部门负责人同意后直接向档案馆调阅。

(二)相关单位、部门利用非本部门业务范围内的档案,须经档案归档部门负责人同意。

(三)查阅限制利用的档案须经移交(捐赠、寄存)部门或个人同意;查阅科研档案,须经课题组负责人或科技处负责人批准;查阅财会档案,须经财务处批准,并由财务处工作人员查阅。

五、校外人员利用档案:

(一)校外单位查阅本校档案,查档人员须凭单位介绍信,并说明利用目的,办理查阅利用手续,档案不借出,仅提供复制件。

(二)校外人员查阅涉及本人的档案须凭有效身份证件或毕业证书。

(三)校外人员查阅非本人的档案须提供查阅人员有效身份证件,委托人毕业证书(原件或复印件)及委托书等。

(四)港澳台同胞、海外华侨、外国人或外国组织利用本馆已开放的档案,须经学校国际合作与交流处或港澳台合作与交流办公室介绍及分管档案工作校领导同意。

六、档案利用一般只在档案馆进行,如确需借出,应说明理由,办理借阅手续,方可借出,用后及时归还。借出期间,借阅人员应遵守以下规定:

(一)借阅和归还档案时,应严格履行签字登记手续,档案人员与借阅者双方在收发时应仔细清点检查,核对无误后,方可登记或注销。

(二)查阅借用档案的人员必须保守档案的秘密,保证档案的安全。不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换;不得擅自摘录、复制、拍照;不得转借他人;不得向无关人员透露档案内容,违者依法依规追究有关责任。

七、涉密档案的利用,须严格按照《金陵科技学院档案保密规定》的相关要求执行,涉密档案一律不外借。

八、本规定自公布之日起施行,由学校档案馆负责解释。

 

附件1

金陵科技学院档案利用申请表(校内版)

  

查档人

 

单位

 

身份证件号

 

联系电话

 

查档内容

 

 

(可另附页)

查档目的

 

 

 

 

 

所在部门意见

 

负责人签字、部门盖章:

                                             

归档部门意见

(适用于跨部门查档)

 

负责人签字、部门盖章:

                                             

课题组负责人意见

(适用于查询科研项目档案)

 

课题组负责人签字:

                                   

        

档案馆意见

 

负责人签字:

                                             

以上由查档人填写,并由相关单位、部门负责人或课题组负责人审批

以下由档案馆填写

  

 

 

(可另附页)

利用数量

□纸质档案:    卷 □实物档案:    件 □照片档案:   

□光盘档案:    张 □数字化副本:     件 □资料:    

复印数量

A4            A3          

接待人员

 

接待日期

 

附件2

金陵科技学院档案利用申请表(校外版)

  

查档人

 

单位

 

身份证件号

 

联系电话

 

查档内容

 

 

(可另附页)

查档目的

 

 

 

 

 

档案馆意见

 

 

负责人签字:

                                   

        

以上由查档人填写

以下由档案馆填写

  

 

 

(可另附页)

利用数量

□纸质档案:    卷 □实物档案:    件 □照片档案:   

□光盘档案:    张 □数字化副本:     件 □资料:    

复印数量

A4            A3          

接待人员

 

接待日期

 

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